Votre équipe d’agents IA
Vous au premier plan. L’équipe travaille en coulisses.
Seize agents IA, chacun avec son métier, sur quatre volets : préparatoire et stock ; comptoir, ordonnances et consultations ; gestion ; déploiement et assistance. Ils préparent le travail ; le pharmacien et la personne qui répond de chaque domaine vérifient et décident.
Préparatoire et stock
Six agents pour le catalogue, les lots, le certificat d’analyse et la qualité, l’homéopathie, la préparation magistrale et les substances contrôlées.
Helena, André, Beatriz, Otávio, Marcos et Lívia suivent les règles du module dans lequel ils travaillent et utilisent les mêmes écrans que votre équipe.
Helena Duarte
Référentiel pharmaceutique · Catalogue
Prépare la fiche de chaque produit avec DCB, liste de la Portaria 344/98, unités et facteurs, et ne l’enregistre qu’après votre vérification.
Constitue la fiche produit à partir de ce que déclare la pharmacie : DCB ou CAS, classe réglementaire, liste de la Portaria 344/98 et unités
Enregistre le nom d’étiquette, les synonymes et la durée de validité par forme pharmaceutique
Convertit les quantités avec le facteur du produit et refuse la conversion lorsque le facteur manque
Le pharmacien vérifie la fiche et répond de la liste de contrôle, de la classe et des facteurs.
André Sato
Lots, grand livre et achats · Stock
Prépare les réceptions et les ajustements par lot, avec les facteurs du lot et la politique de la catégorie, pour que vous les comptabilisiez. S’il faut corriger, il constitue la contre-passation et la nouvelle écriture, que vous comptabilisez également.
Prépare la réception ligne par ligne, avec le lot, la péremption et les facteurs du lot
Prépare des ajustements numérotés par établissement, au format numéro/année
Prépare la correction par contre-passation et nouvelle écriture, que vous comptabilisez ; l’original reste dans le grand livre
Suggère les achats selon la consommation et la péremption, et prépare la demande de prix et la commande
Le document ne prend effet que lorsqu’un membre de l’équipe ayant accès à l’espace Stock le comptabilise.
Beatriz Lima
Qualité · Certificats d’analyse, POP et licences
Gère l’assurance qualité : enregistre les essais du certificat d’analyse, contrôle la version et la révision des POP et prévient avant l’échéance de chaque licence.
Saisit les résultats d’essai liés au lot, en conservant la version précédente
Contrôle la version et la révision périodique des POP et des enregistrements
Prévient à l’avance de l’échéance des licences et des attestations de chaque établissement
Organise, par lot et par date, les alertes de péremption de l’établissement
La conclusion sur chaque essai, l’approbation des POP et le sort de chaque lot relèvent du pharmacien.
Otávio Reis
Dynamisation · Homéopathie
Saisit la méthode, la puissance et le lot de départ tels que la pharmacopée les écrit. Il génère la dynamisation à partir d’un lot de puissance inférieure et ne convertit pas les échelles.
Tient à jour le référentiel des méthodes et échelles de dynamisation
Saisit le lot homéopathique avec la méthode, la puissance et le lot de départ
Explique pourquoi le référentiel ne comporte aucune équivalence entre échelles
Le rapport de dilution ne prend effet qu’après validation par le pharmacien homéopathe.
Marcos Tavares
Préparation magistrale · Calcul et fiche
Calcule la formule avec les facteurs du produit et du lot, choisit la gélule et le conditionnement selon les règles de la pharmacie et prépare la fiche de préparation et l’étiquette, que le pharmacien approuve.
Calcule chaque composant avec le facteur de correction, l’équivalence et la densité du produit et du lot
Choisit la gélule selon le volume de la formule et le conditionnement selon la contenance, en suivant les règles enregistrées
Prépare la fiche de préparation, la fiche de pesée et l’étiquette
La fiche ne passe au préparatoire qu’après l’approbation du pharmacien. Sans le facteur, le calcul est refusé.
Lívia Campos
Substances contrôlées · Registres et SNGPC
Enregistre les entrées et sorties des substances de la Portaria 344/98, prépare les registres et les bilans et organise la transmission au SNGPC, que le pharmacien vérifie.
Enregistre chaque entrée et chaque sortie de substance contrôlée, avec l’ordonnance et le lot
Prépare les registres des substances contrôlées et les bilans de la période
Organise l’envoi au SNGPC et signale ce qui bloque la transmission
Le pharmacien responsable vérifie les registres et la transmission avant l’envoi.
Comptoir, ordonnances et consultations
Quatre agents proches du client.
Clara répond sur tous les canaux et dans la boutique en ligne, Iris transcrit les ordonnances et vérifie les doses par rapport aux plages de référence enregistrées par la pharmacie, Paula s’occupe de la fidélité et des prescripteurs, et Henrique, de la pharmacie de dispensation et des conventions d’entreprise. En consultation pharmaceutique, ce sont les agents de KDoctor qui interviennent.
Clara Moura
Service client · Canaux et boutique en ligne
Répond aux clients sur WhatsApp, sur les réseaux sociaux, par e-mail et dans la boutique en ligne : renseigne sur les commandes, reçoit la photo de l’ordonnance, envoie le devis approuvé par le pharmacien et organise les livraisons.
Répond sur les horaires, la livraison, les délais et le statut de la commande
Reçoit la photo ou le PDF de l’ordonnance et ouvre la commande pour la transcription
Envoie le devis approuvé et prévient quand la commande est prête
Organise les livraisons du jour en tournées et prévient le client
Le conseil pharmaceutique et les questions sur la formule sont transmis au pharmacien.
Iris Albuquerque
Transcription des ordonnances · Commandes
Lit l’ordonnance en photo ou en PDF et transcrit le prescripteur, le patient, la formule et la posologie. Elle contrôle ensuite les doses au regard des plages de référence saisies par la pharmacie et enregistre la commande pour que le pharmacien l’évalue.
Transcrit le prescripteur, son numéro d’inscription à l’ordre, le patient, les composants, les doses et la posologie
Contrôle chaque dose et chaque concentration au regard des plages de référence enregistrées par la pharmacie et alerte dès qu’une valeur en sort
Enregistre la commande liée au client et aux produits du catalogue
Signale ce qui est illisible ou absent du catalogue pour vérification par le pharmacien
Les alertes de dose parviennent au pharmacien avant l’enregistrement ; l’évaluation de l’ordonnance et l’approbation de la formule lui reviennent.
Paula Rezende
Relation client · Clients et prescripteurs
Gère la fidélité et le cashback des clients, rappelle le renouvellement des formules à usage continu et organise les visites aux prescripteurs, toujours avec le consentement de chaque client.
Applique les règles de cashback définies par la pharmacie
Prévient le client au moment de renouveler une formule à usage continu, s’il a autorisé le contact
Établit le circuit de visites aux prescripteurs et le résumé de chaque visite
Les campagnes, les remises et le circuit de visites sont approuvés par la personne qui répond du commercial.
Henrique Lobo
Pharmacie de dispensation · Conventions et programmes
Gère la vente de médicaments industriels avec les programmes de remise des laboratoires, les conventions avec les entreprises et Farmácia Popular, et prépare la clôture de chaque convention.
Consulte et enregistre l’autorisation des programmes de remise au moment de la vente
Saisit les ventes sous convention et prépare la facture de chaque entreprise
Organise la documentation Farmácia Popular de chaque vente
Prépare la mise à jour des prix à chaque nouvelle liste de la CMED, pour votre approbation
La dispensation revient au pharmacien, et la clôture de chaque convention est approuvée par la finance.
Consultations · Powered by KDoctor
En consultation, les agents de KDoctor.
Jennifer gère l’agenda, le Dr. Rafael Costa le compte rendu et l’équipe de médecine chinoise les pratiques intégratives. Le pharmacien reçoit le patient, l’évalue et décide.
Jennifer
Secrétaire · KDoctor
Gère l’agenda des consultations : planifie les consultations et les services pharmaceutiques, les confirme, envoie un rappel au patient et reprogramme si nécessaire.
Planifie les consultations et les services pharmaceutiques sur les créneaux prévus pour les consultations
Confirme et envoie un rappel au patient par le canal qu’il a autorisé
Reprogramme les rendez-vous et organise les suivis indiqués par le pharmacien
C’est le pharmacien qui reçoit le patient et qui décide.
Dr. Rafael Costa
Généraliste · KDoctor
Structure le compte rendu de chaque consultation à partir du récit du pharmacien et apporte des références pour son évaluation.
Organise le compte rendu avec les mesures et les notes communiquées par le pharmacien
Apporte des références et des recommandations pour l’évaluation du pharmacien
Prépare l’attestation de service pharmaceutique pour relecture
L’évaluation et la conduite à tenir relèvent du pharmacien ; le compte rendu ne prend effet qu’après sa relecture.
Dr. Liu Feng
Médecine chinoise · KDoctor
Propose des hypothèses de syndrome appuyées sur les sources classiques et coordonne la phytothérapie, l’acupuncture et les conseils alimentaires, pour l’évaluation du pharmacien.
Organise le raisonnement par syndromes de la médecine chinoise, avec les sources
Coordonne les suggestions de phytothérapie, d’acupuncture et d’alimentation
Consigne chaque suggestion à côté de la décision du pharmacien
C’est le pharmacien qui évalue et qui décide.
Dr. Chen Ming
Phytothérapie chinoise · KDoctor
Apporte des formules classiques et des références d’interactions pour la relecture du pharmacien. La formule approuvée est transmise à la préparation magistrale.
Suggère des formules classiques pour le syndrome évalué
Signale des références d’interactions avec les médicaments du patient
Transmet la formule approuvée à la préparation magistrale
La formule n’est transmise qu’avec l’approbation du pharmacien.
Dr. Li Wei
Acupuncture · KDoctor
Suggère des points et des protocoles pour chaque syndrome, soumis à l’évaluation du pharmacien habilité à pratiquer l’acupuncture.
Suggère des points et des protocoles pour le syndrome évalué
Consigne les séances et l’évolution du patient
La séance relève du pharmacien habilité.
Dr. Wang Hua
Diététique chinoise · KDoctor
Suggère des conseils alimentaires selon la logique énergétique des aliments, pour l’évaluation du pharmacien.
Suggère des conseils alimentaires pour le syndrome évalué
Consigne les conseils remis au patient
C’est le pharmacien qui conseille le patient.
Gestion
Trois agents pour la finance, la comptabilité et les chiffres du réseau.
Leonardo s’occupe des comptes, de la caisse et du comptoir, Vitória prépare les factures électroniques, le SPED et la clôture pour votre expert-comptable, et Davi construit les tableaux de bord qui consolident les chiffres de la pharmacie et du réseau.
Leonardo Prado
Finance · Comptes et trésorerie
Saisit les dettes fournisseurs et les créances clients, rapproche le relevé, vérifie la clôture de la caisse du comptoir et tient à jour la trésorerie de chaque établissement. Les paiements attendent votre approbation.
Saisit les dettes et les créances à partir des factures, des titres de paiement et des commandes enregistrés par l’équipe
Rapproche le relevé bancaire des écritures et signale les écarts
Établit les prévisions de trésorerie de chaque établissement et du réseau
Vérifie la clôture de caisse de chaque opérateur et signale l’écart
Chaque paiement attend l’approbation de la personne qui répond de la finance, et l’écart de caisse, celle du gérant.
Vitória Lemos
Fiscalité et comptabilité · Factures, SPED et clôture
Prépare la facture électronique de chaque commande avec les champs IBS et CBS, génère les fichiers du SPED et prépare la clôture du mois, que votre expert-comptable vérifie.
Prépare la NF-e, la NFC-e et la NFS-e de chaque commande, avec les champs IBS et CBS de la réforme fiscale
Génère les fichiers du SPED à partir des factures et du stock, selon le régime fiscal de la pharmacie
Classe les écritures et prépare la clôture mensuelle avec compte de résultat (DRE) et balance de gestion par établissement
La facture n’est émise que lorsque l’équipe valide la facturation de la commande ; votre expert-comptable définit la classification fiscale, vérifie le calcul des impôts et transmet le SPED.
Davi Moreira
Indicateurs · Tableaux de bord
Construit des tableaux de bord qui consolident commandes, chiffre d’affaires, stock, péremption et finance de chaque établissement et du réseau, et répond aux questions sur les chiffres.
Consolide commandes, chiffre d’affaires, stock, péremption et finance de tous les établissements
Met à jour les tableaux de bord à chaque écriture et compare les périodes et les établissements
Répond en une phrase à des questions comme « Quel établissement a le plus perdu en péremption ce mois-ci ? »
Les chiffres proviennent des écritures du système ; la décision vous appartient.
Déploiement et assistance
Trois agents qui travaillent dans tous les modules.
Caio s’occupe des établissements et des accès, Renata suit la migration, réalisée par VUpharma sans frais pour la pharmacie, et Camila explique chaque écran et chaque refus.
Caio
Établissements et accès
Enregistre les établissements, renseigne le dossier sanitaire de chaque officine et montre qui voit quoi. C’est la direction de la pharmacie qui accorde les accès.
Enregistre les établissements et montre à quels établissements chaque personne est rattachée
Explique pourquoi un menu ou un établissement n’apparaît pas pour quelqu’un
Renseigne le dossier sanitaire de chaque établissement, sans rien envoyer à l’autorité sanitaire
C’est la direction de la pharmacie qui décide qui voit quoi.
Renata
Déploiement et migration
Suit la migration des données de votre pharmacie et prépare le rapport que vous vérifiez avant la mise en service de VUpharma.
Reprend toutes les données du système que vous utilisez aujourd’hui
Montre l’avancement et ce qui est déjà dans VUpharma
Vous remet le rapport à vérifier
VUpharma n’est mise en service qu’avec votre accord.
Camila
Assistance
Explique chaque écran de VUpharma et, quand une opération est refusée, en donne la raison et la façon de corriger. Quand la question dépasse l’écran, elle transmet la conversation à l’équipe VUpharma par les canaux prévus au contrat.
Explique chaque écran des espaces Pharmacie, Stock et Administration
Indique pourquoi une opération a été refusée et comment corriger
Transmet la conversation à l’équipe VUpharma lorsque la question ne porte pas sur l’écran
C’est vous qui corrigez la donnée ; ce qui relève d’une décision technique revient au pharmacien.
Les agents IA de VUpharma ne sont pas inscrits au CRF et ne remplacent pas le pharmacien responsable. Ils transcrivent, enregistrent, saisissent, vérifient et expliquent dans le cadre des règles déclarées par votre pharmacie ; évaluer la prescription, approuver la préparation et conseiller le patient sont des actes du pharmacien.
Comment ça se passe
Trois étapes. Le dernier mot vous revient.
01
Demandez comme vous le feriez à l’équipe
En une phrase : « saisis la réception de la commande 0187 avec ces 3 lots » ou « pourquoi cet ajustement a-t-il été refusé ? ». Vous n’avez pas besoin de chercher l’écran.
Un message
02
L’agent prépare dans les mêmes écrans
Il constitue la fiche ou le document dans les écrans de VUpharma, avec les mêmes contrôles qu’une saisie manuelle. Ce qui enfreint les règles de votre pharmacie est refusé avant d’être enregistré.
Les mêmes règles
03
Vous vérifiez et confirmez
Rien ne s'applique sans votre confirmation. Les facteurs et la politique de libération restent des décisions du pharmacien.
Vous au premier plan
Limites
Ce qu’aucun agent ne fait.
Les agents travaillent dans le cadre des règles déclarées par votre pharmacie, avec les espaces et les établissements de la personne qui fait la demande.
01
Évaluer la prescription ou approuver la préparation
Ce sont des actes du pharmacien responsable. Le contrôle des doses alerte ; c’est lui qui évalue et approuve.
02
Conseiller le patient sur sa santé
Les questions de santé, d’effets ou de conduite à tenir sont transmises au pharmacien. Les agents répondent, planifient et enregistrent ; ils ne conseillent pas.
03
Libérer un lot, accorder un accès ou approuver un paiement
La libération suit la politique de la catégorie, l’accès relève de la direction de la pharmacie et chaque paiement attend l’approbation de la personne qui répond de la finance.
Questions sur les agents.
Découvrez l’équipe lors de la démonstration.
Nous montrons chaque agent au travail avec des données d’exemple et répondons aux questions de votre pharmacien.