ERP avec agents IA pour pharmacies de préparations magistrales
Le pharmacien au premier plan.
Un seul système pour les ordonnances, l'accueil client, l'espace de consultation, le stock par lot, la finance et les tableaux de bord. Les agents IA préparent le travail ; le pharmacien et les responsables de chaque domaine vérifient et décident.
Qui décide : le pharmacien et le responsable de chaque domaine.
Valeurs fournies à titre d’illustration.
Le contexte
Une pharmacie indépendante travaille avec des marges au plus juste.
Le stock qui se périme en rayon et un référentiel auquel personne ne se fie coûtent cher quand on travaille avec des marges serrées et une responsabilité pharmaceutique.
78,98 %
des pertes opérationnelles enregistrées dans les pharmacies, avec ou sans préparatoire, sont liées à la péremption des produits.
56 %
des pharmacies indépendantes interrogées ont vu leur bénéfice baisser entre 2020 et 2024.
9 320
pharmacies de préparations magistrales en activité au Brésil en 2025 ; 77,5 % d’entre elles relèvent du Simples Nacional, le régime fiscal simplifié.
C’est pourquoi ce qui se trouve derrière le comptoir doit être en ordre.
Avant de changer de système
Trois craintes de ceux qui changent de système.
Que la migration tourne mal
Nous reprenons tout depuis le système que vous utilisez aujourd’hui, et il continue de fonctionner jusqu’à ce que vous validiez VUpharma.
Que l’assistance disparaisse
Les canaux, les horaires et les délais de réponse sont inscrits dans le contrat, avant le début de la migration.
Que le système décide à votre place
Les agents IA préparent et le pharmacien vérifie. VUpharma n’évalue pas la prescription et n’approuve pas la préparation : il enregistre et refuse ce qui sort des règles définies par votre pharmacie.
Le logiciel
Ce que VUpharma organise, de l’ordonnance à la clôture du mois.
Dix-neuf modules sur trois volets. Dans chacun, la personne qui répond du domaine confirme ce que préparent les agents IA.
Préparatoire
De l’ordonnance à la préparation terminée : transcription, calcul, gélule, fiche de préparation, étiquette, lots, certificats d’analyse et substances contrôlées.
Clients et comptoir
Du premier contact à la livraison : service client sur tous les canaux, site et e-commerce avec marketplaces, comptoir et caisse, consultations, fidélité et pharmacie de dispensation.
Gestion
De la caisse à la clôture du mois : finance, factures électroniques et SPED avec la réforme fiscale, achats, assurance qualité et tableaux de bord du réseau.
Votre équipe d’agents IA
Seize agents VUpharma. Au cabinet, l’équipe KDoctor.
Chaque agent IA prend en charge une partie de l’activité et utilise les mêmes écrans et les mêmes règles que votre équipe. Rien de ce que préparent les agents ne prend effet sans la confirmation de la personne qui répond de l’espace concerné, et ce qui est technique reste du ressort du pharmacien.
Helena Duarte
Référentiel pharmaceutique · Catalogue
Prépare la fiche de chaque produit avec DCB, liste de la Portaria 344/98, unités et facteurs, et ne l’enregistre qu’après votre vérification.
André Sato
Lots, grand livre et achats · Stock
Prépare les réceptions et les ajustements par lot, avec les facteurs du lot et la politique de la catégorie, pour que vous les comptabilisiez. S’il faut corriger, il constitue la contre-passation et la nouvelle écriture, que vous comptabilisez également.
Beatriz Lima
Qualité · Certificats d’analyse, POP et licences
Gère l’assurance qualité : enregistre les essais du certificat d’analyse, contrôle la version et la révision des POP et prévient avant l’échéance de chaque licence.
Otávio Reis
Dynamisation · Homéopathie
Saisit la méthode, la puissance et le lot de départ tels que la pharmacopée les écrit. Il génère la dynamisation à partir d’un lot de puissance inférieure et ne convertit pas les échelles.
Marcos Tavares
Préparation magistrale · Calcul et fiche
Calcule la formule avec les facteurs du produit et du lot, choisit la gélule et le conditionnement selon les règles de la pharmacie et prépare la fiche de préparation et l’étiquette, que le pharmacien approuve.
Lívia Campos
Substances contrôlées · Registres et SNGPC
Enregistre les entrées et sorties des substances de la Portaria 344/98, prépare les registres et les bilans et organise la transmission au SNGPC, que le pharmacien vérifie.
Clara Moura
Service client · Canaux et boutique en ligne
Répond aux clients sur WhatsApp, sur les réseaux sociaux, par e-mail et dans la boutique en ligne : renseigne sur les commandes, reçoit la photo de l’ordonnance, envoie le devis approuvé par le pharmacien et organise les livraisons.
Iris Albuquerque
Transcription des ordonnances · Commandes
Lit l’ordonnance en photo ou en PDF et transcrit le prescripteur, le patient, la formule et la posologie. Elle contrôle ensuite les doses au regard des plages de référence saisies par la pharmacie et enregistre la commande pour que le pharmacien l’évalue.
Paula Rezende
Relation client · Clients et prescripteurs
Gère la fidélité et le cashback des clients, rappelle le renouvellement des formules à usage continu et organise les visites aux prescripteurs, toujours avec le consentement de chaque client.
Henrique Lobo
Pharmacie de dispensation · Conventions et programmes
Gère la vente de médicaments industriels avec les programmes de remise des laboratoires, les conventions avec les entreprises et Farmácia Popular, et prépare la clôture de chaque convention.
Jennifer
Secrétaire · KDoctor
Gère l’agenda des consultations : planifie les consultations et les services pharmaceutiques, les confirme, envoie un rappel au patient et reprogramme si nécessaire.
Dr. Rafael Costa
Généraliste · KDoctor
Structure le compte rendu de chaque consultation à partir du récit du pharmacien et apporte des références pour son évaluation.
Dr. Liu Feng
Médecine chinoise · KDoctor
Propose des hypothèses de syndrome appuyées sur les sources classiques et coordonne la phytothérapie, l’acupuncture et les conseils alimentaires, pour l’évaluation du pharmacien.
Dr. Chen Ming
Phytothérapie chinoise · KDoctor
Apporte des formules classiques et des références d’interactions pour la relecture du pharmacien. La formule approuvée est transmise à la préparation magistrale.
Dr. Li Wei
Acupuncture · KDoctor
Suggère des points et des protocoles pour chaque syndrome, soumis à l’évaluation du pharmacien habilité à pratiquer l’acupuncture.
Dr. Wang Hua
Diététique chinoise · KDoctor
Suggère des conseils alimentaires selon la logique énergétique des aliments, pour l’évaluation du pharmacien.
Leonardo Prado
Finance · Comptes et trésorerie
Saisit les dettes fournisseurs et les créances clients, rapproche le relevé, vérifie la clôture de la caisse du comptoir et tient à jour la trésorerie de chaque établissement. Les paiements attendent votre approbation.
Vitória Lemos
Fiscalité et comptabilité · Factures, SPED et clôture
Prépare la facture électronique de chaque commande avec les champs IBS et CBS, génère les fichiers du SPED et prépare la clôture du mois, que votre expert-comptable vérifie.
Davi Moreira
Indicateurs · Tableaux de bord
Construit des tableaux de bord qui consolident commandes, chiffre d’affaires, stock, péremption et finance de chaque établissement et du réseau, et répond aux questions sur les chiffres.
Caio
Établissements et accès
Enregistre les établissements, renseigne le dossier sanitaire de chaque officine et montre qui voit quoi. C’est la direction de la pharmacie qui accorde les accès.
Renata
Déploiement et migration
Suit la migration des données de votre pharmacie et prépare le rapport que vous vérifiez avant la mise en service de VUpharma.
Camila
Assistance
Explique chaque écran de VUpharma et, quand une opération est refusée, en donne la raison et la façon de corriger. Quand la question dépasse l’écran, elle transmet la conversation à l’équipe VUpharma par les canaux prévus au contrat.
Les agents IA de VUpharma ne sont pas inscrits au CRF et ne remplacent pas le pharmacien responsable. Ils transcrivent, enregistrent, saisissent, vérifient et expliquent dans le cadre des règles déclarées par votre pharmacie ; évaluer la prescription, approuver la préparation et conseiller le patient sont des actes du pharmacien.
Migration
Nous migrons toutes les données de votre pharmacie.
Sans frais. Vous vérifiez tout avant la mise en service de VUpharma.
01
Nous reprenons tout
Nous copions toutes les données du système que vous utilisez aujourd’hui, sans y toucher.
02
Vous vérifiez
Vous et le pharmacien vérifiez les données migrées dans un rapport.
03
Mise en service
Vous commencez à utiliser VUpharma dès que vous donnez votre accord.
Comment VUpharma fonctionne
La responsabilité pharmaceutique vous revient. Le système ne prend pas votre place.
Évaluer la prescription et approuver la préparation sont des actes du pharmacien responsable. VUpharma organise, enregistre et refuse ce qui ne respecte pas les règles définies par votre pharmacie.
01
Rien n’est présumé.
Une quantité n’est convertie qu’avec le facteur propre au produit ou au lot. Sans le facteur, la conversion est refusée.
02
La correction s’ajoute par-dessus.
Chaque entrée, sortie et ajustement devient une écriture qui ne s’efface pas. Une erreur est corrigée par contre-passation, et l’historique reste en place.
03
Refus avant l’enregistrement.
Les données de référence incohérentes et les opérations de stock hors des règles de la catégorie sont refusées avant l’enregistrement, avec un message dans la langue de l’utilisateur.
Homéopathie
Échelles et méthodes telles que la pharmacopée les définit.
CH, DH et LM comme échelles ; FC et K comme méthodes ; SD et C signalés comme non pharmacopéiques. Aucune équivalence entre échelles, et un rapport de dilution enregistré uniquement là où la Pharmacopée homéopathique brésilienne (FHB) le définit.
Échelles
Méthodes
Non pharmacopéiques
Établissements
Une pharmacie ou un réseau d’établissements.
Données séparées par établissement
Les lots, soldes, grand livre, réceptions, ajustements, essais et alertes appartiennent à un établissement et ne sont visibles que par les personnes qui y travaillent.
Référentiels partagés
Les produits, formes pharmaceutiques, gélules et fournisseurs peuvent s’appliquer aux établissements de votre choix.
Dossier sanitaire par établissement
La licence d’exploitation et le responsable SNGPC de chaque établissement, avec le document du responsable enregistré sous forme chiffrée.
Les questions que vous allez poser.
Découvrez VUpharma en fonctionnement.
Avec des données d’exemple, nous montrons les modules qui comptent pour votre pharmacie, de l’ordonnance à la clôture du mois. Nous montrons aussi comment nous reprenons toutes les données de votre pharmacie, sans frais, et nous répondons aux questions de votre pharmacien.