Stock par lot
Stock par lot, avec certificat d’analyse et péremption.
Chaque entrée, sortie et ajustement devient une écriture dans un grand livre qui ne s’efface pas, et le solde de chaque lot est calculé à partir de celui-ci.
Rien n’est effacé : l’erreur est contre-passée et corrigée par-dessus. Valeurs fournies à titre d’illustration.
Les agents du module
André prépare. Vous comptabilisez.
André Sato prépare les réceptions et les ajustements par lot, avec les facteurs du lot et la politique de la catégorie. Beatriz Lima enregistre les essais du certificat d’analyse et organise les alertes de péremption. Les documents de stock ne prennent effet que lorsqu’un membre de l’équipe les comptabilise.
Prépare la réception ligne par ligne, avec le lot, la péremption et les facteurs du lot
Prépare des ajustements numérotés par établissement, au format numéro/année
Prépare la correction par contre-passation et nouvelle écriture, que vous comptabilisez ; l’original reste dans le grand livre
Suggère les achats selon la consommation et la péremption, et prépare la demande de prix et la commande
Saisis la réception de la commande 0187, avec les 3 lots et les données du certificat que je t’ai transmises.
J’ai préparé la réception de la commande 0187 avec les 3 lots, ainsi que la date de péremption, la densité et le facteur de correction que vous avez renseignés pour chacun. La catégorie exige une quarantaine : les lots entrent donc en quarantaine jusqu’à leur libération. Il vous reste à la comptabiliser.
Exemple fourni à titre d’illustration.
Le lot
Le lot porte ses propres facteurs.
Chaque lot conserve ses facteurs pharmaceutiques, lorsqu’ils sont renseignés. Lors de la conversion des quantités, la densité, les UI/g et les UTR/g du lot remplacent ceux du produit ; le facteur de correction, la concentration et la puissance sont enregistrés et entrent dans le calcul de la formule, en préparation magistrale. Les facteurs ne peuvent être modifiés que tant que le lot est en quarantaine ; après la libération, la modification est refusée.
Densité, facteur de correction, UI/g, UFC/g et UTR/g
Concentration, puissance et méthode de dynamisation
Lot d’origine, le cas échéant
Quarantaine et libération selon la politique déclarée par la pharmacie dans la catégorie
Historique des versions du lot
Le grand livre
La correction s’ajoute par-dessus.
Le grand livre de stock n’accepte ni modification ni suppression. Une erreur est corrigée par contre-passation et, le cas échéant, par une nouvelle écriture qui indique quelle écriture elle remplace.
01
Porte unique
Les réceptions, les ajustements, les mouvements et l’import sont enregistrés par le même chemin et soumis aux mêmes règles, qu’ils proviennent de l’écran ou d’un traitement du système.
02
Solde calculé
Le solde de chaque lot est calculé à partir des écritures, et non saisi à la main, et peut être reconstitué à partir du grand livre.
03
Substance pure et contrôle
Chaque écriture enregistre la substance pure, la quantité et le facteur utilisé, ainsi que la liste de la Portaria 344/98 du produit.
Au quotidien
Réceptions, ajustements et mouvements.
Réception avec lot
Chaque ligne de réception enregistre le lot et ses facteurs. Lorsqu’elle est liée à une commande d’achat, la quantité reçue de la commande est mise à jour dans la même opération.
Ajustements numérotés
Chaque ajustement reçoit un numéro séquentiel par établissement et par série, au format numéro/année. Des ajustements effectués en même temps ne répètent aucun numéro et ne laissent aucun trou.
Comptabiliser et contre-passer
Les écrans Lots, Réceptions, Ajustements, Mouvements et Soldes proposent les actions de comptabilisation et de contre-passation.
Certificat d’analyse
Le résultat de l’essai reste rattaché au lot.
Les résultats d’essai de chaque lot de matière première sont enregistrés et liés au lot, avec historique des versions. L’évaluation du résultat revient au pharmacien ; le système enregistre.
Types d’essai enregistrés par la pharmacie, communs à tous les établissements
Essais par lot de matière première, avec historique des versions
La réémission d’un essai renvoie à l’essai qu’elle remplace
Date de péremption
Lots périmés et proches de la péremption, signalés chaque jour.
Un traitement quotidien, exécuté séparément pour chaque établissement, crée des alertes pour les lots ayant un solde qui sont périmés ou dont la péremption intervient dans un délai configurable, de 90 jours par défaut. L’alerte ne bloque pas le lot et n’envoie ni e-mail ni message : l’équipe l’acquitte, puis la résout.
Chaque lot a au plus une alerte ouverte, que l’équipe acquitte et résout. Valeurs fournies à titre d’illustration.
Règles pharmaceutiques
Ce qui sort des règles est refusé avant l’enregistrement.
Avant d’enregistrer une opération de stock, le système vérifie les règles déclarées par la pharmacie et refuse ce qui ne les respecte pas.
Politique de lot et de quantité nulle de la catégorie du produit
Facteurs du lot modifiés après la libération
Substance pure et liste de contrôle de l’écriture
Identité d’origine modifiée en dehors de l’import