ERP con agenti IA per farmacie galeniche
Davanti c’è il farmacista.
Un solo sistema per ricette, assistenza clienti, ambulatorio, magazzino per lotto, finanza e dashboard. Gli agenti IA preparano il lavoro; il farmacista e chi risponde di ogni area controllano e decidono.
Chi decide: il farmacista e chi risponde di ogni area.
Valori illustrativi.
Il contesto
La farmacia indipendente lavora con margini al limite.
Le scorte che scadono sullo scaffale e un’anagrafica di cui nessuno si fida costano caro a chi ha margini ridotti e la responsabilità tecnica.
78,98%
delle perdite operative registrate nelle farmacie, con e senza laboratorio galenico, è legato alla scadenza dei prodotti.
56%
delle farmacie indipendenti intervistate ha registrato utili ridotti tra il 2020 e il 2024.
9.320
farmacie galeniche attive in Brasile nel 2025; il 77,5% di esse aderisce al Simples Nacional, il regime fiscale semplificato.
Per questo ciò che sta dietro al banco deve essere in ordine.
Prima di cambiare sistema
Tre timori di chi cambia sistema.
Che la migrazione vada male
Portiamo tutto dal sistema che usi oggi, e continua a funzionare finché non approvi VUpharma.
Che l’assistenza sparisca
Canali, orari e tempi di risposta sono messi per iscritto nel contratto, prima che inizi la migrazione.
Che il sistema decida al posto tuo
Gli agenti IA preparano e il farmacista verifica. VUpharma non valuta prescrizioni né approva preparazioni: registra i dati e rifiuta ciò che non rispetta le regole definite dalla tua farmacia.
Il sistema
Ciò che VUpharma organizza, dalla ricetta alla chiusura del mese.
Diciannove moduli su tre fronti. In tutti, chi risponde dell’area conferma ciò che preparano gli agenti IA.
Laboratorio
Dalla ricetta alla formula pronta: trascrizione, calcolo, capsula, foglio di lavorazione, etichetta, lotti, certificati di analisi e sostanze controllate.
Clienti e banco
Dal primo contatto alla consegna: servizio clienti su tutti i canali, sito ed e-commerce con marketplace, banco e cassa, consultorio, fidelizzazione e farmacia al dettaglio.
Gestione
Dalla cassa alla chiusura del mese: finanza, fatture elettroniche e SPED con la riforma tributaria, acquisti, assicurazione qualità e dashboard della rete.
Il tuo team di agenti IA
Sedici agenti VUpharma. Nell’ambulatorio, il team di KDoctor.
Ogni agente IA si occupa di una parte dell’operatività e usa le stesse schermate e regole del tuo team. Nulla di ciò che gli agenti preparano è valido senza la conferma di chi risponde dell’area, e ciò che è tecnico resta al farmacista.
Helena Duarte
Anagrafica farmaceutica · Catalogo
Prepara l’anagrafica di ogni prodotto con DCB, lista della Portaria 344/98, unità e fattori, e salva solo dopo la tua verifica.
André Sato
Lotti, libro mastro e acquisti · Magazzino
Prepara ricevimenti e rettifiche per lotto, con i fattori del lotto e la politica della categoria, perché tu li registri. Se serve una correzione, prepara lo storno e la nuova registrazione, che registri sempre tu.
Beatriz Lima
Qualità · Certificati di analisi, POP e licenze
Si occupa dell’assicurazione qualità: registra le analisi del certificato, controlla la versione e la revisione dei POP e avvisa prima che scada ogni licenza.
Otávio Reis
Dinamizzazione · Omeopatia
Inserisce metodo, potenza e lotto di partenza come li scrive la farmacopea. Genera la dinamizzazione a partire da un lotto di potenza inferiore e non converte scale.
Marcos Tavares
Galenica · Calcolo e foglio di lavorazione
Calcola la formula con i fattori del prodotto e del lotto, sceglie la capsula e il confezionamento secondo le regole della farmacia e prepara il foglio di lavorazione e l’etichetta perché il farmacista li approvi.
Lívia Campos
Sostanze controllate · Registri e SNGPC
Registra i carichi e gli scarichi delle sostanze della Portaria 344/98, prepara i registri e i rendiconti e organizza l’invio al SNGPC perché il farmacista lo verifichi.
Clara Moura
Servizio clienti · Canali e negozio online
Assiste il cliente su WhatsApp, sui social, via e-mail e nel negozio online: risponde sugli ordini, riceve la foto della ricetta, invia il preventivo approvato dal farmacista e organizza le consegne.
Iris Albuquerque
Trascrizione delle ricette · Ordini
Legge la ricetta in foto o PDF e trascrive prescrittore, paziente, formula e posologia. Poi verifica le dosi con gli intervalli di riferimento registrati dalla farmacia e inserisce l’ordine perché il farmacista lo valuti.
Paula Rezende
Relazioni · Clienti e prescrittori
Si occupa della fidelizzazione e del cashback dei clienti, ricorda il riacquisto delle formule a uso continuativo e organizza le visite ai prescrittori, sempre con il consenso di ogni cliente.
Henrique Lobo
Farmacia al dettaglio · Convenzioni e programmi
Gestisce la vendita di medicinali industriali con i programmi di sconto delle aziende farmaceutiche, le convenzioni con le aziende e la Farmácia Popular, e prepara la chiusura di ogni convenzione.
Jennifer
Segretaria · KDoctor
Gestisce l’agenda del consultorio: fissa consulenze e servizi farmaceutici, li conferma, ricorda l’appuntamento al paziente e lo sposta quando serve.
Dr. Rafael Costa
Generalista · KDoctor
Struttura la scheda di ogni consulenza a partire dal resoconto del farmacista e porta riferimenti a supporto della sua valutazione.
Dr. Liu Feng
Medicina cinese · KDoctor
Presenta ipotesi sul quadro con fonti classiche e coordina fitoterapia, agopuntura e consigli alimentari, per la valutazione del farmacista.
Dr. Chen Ming
Fitoterapia cinese · KDoctor
Porta formule classiche e riferimenti sulle interazioni per la revisione del farmacista. La formula approvata passa alla preparazione galenica.
Dr. Li Wei
Agopuntura · KDoctor
Suggerisce punti e protocolli per ogni quadro, da far valutare al farmacista abilitato all’agopuntura.
Dr. Wang Hua
Dietoterapia cinese · KDoctor
Propone consigli alimentari secondo la natura energetica dei cibi, per la valutazione del farmacista.
Leonardo Prado
Finanza · Conti e cassa
Registra debiti e crediti, riconcilia l’estratto conto, verifica la chiusura di cassa del banco e tiene aggiornato il flusso di cassa di ogni filiale. I pagamenti attendono la tua approvazione.
Vitória Lemos
Fisco e contabilità · Fatture, SPED e chiusura
Prepara la fattura elettronica di ogni ordine con i campi IBS e CBS, genera i file dello SPED e prepara la chiusura del mese da far verificare al tuo commercialista.
Davi Moreira
Indicatori · Dashboard
Crea dashboard che consolidano ordini, fatturato, magazzino, scadenze e finanza di ogni filiale e della rete, e risponde a domande sui numeri.
Caio
Filiali e accessi
Registra le filiali e il dossier sanitario di ogni punto vendita, e mostra chi vede cosa. Gli accessi li concede la direzione della farmacia.
Renata
Implementazione e migrazione
Segue la migrazione dei dati della tua farmacia e prepara il report da controllare prima che VUpharma entri in funzione.
Camila
Supporto
Spiega ogni schermata di VUpharma e, quando qualcosa viene rifiutato, ti dice il motivo e come correggerlo. Quando il dubbio va oltre la schermata, passa la conversazione al team VUpharma attraverso i canali previsti dal contratto.
Gli agenti IA di VUpharma non sono iscritti al CRF e non sostituiscono il farmacista responsabile. Trascrivono, inseriscono, registrano, verificano e spiegano entro le regole che la tua farmacia ha dichiarato; valutare la prescrizione, approvare la preparazione e consigliare il paziente sono atti del farmacista.
Migrazione
Migriamo tutti i dati della tua farmacia.
Senza costi. Controlli tutto prima che VUpharma entri in funzione.
01
Portiamo tutto
Copiamo tutti i dati del sistema che usi oggi, senza toccarlo.
02
Controlli tu
Tu e il farmacista rivedete i dati migrati in un report.
03
Entra in funzione
Inizi a usare VUpharma quando approvi.
Come lavora VUpharma
La responsabilità tecnica è tua. Il sistema non prende il tuo posto.
Valutare la prescrizione e approvare la preparazione sono atti del farmacista responsabile. VUpharma organizza, registra e rifiuta ciò che non segue le regole definite dalla tua farmacia.
01
Niente è dato per scontato.
Una quantità viene convertita solo con il fattore del prodotto stesso o del lotto. Senza il fattore, la conversione viene rifiutata.
02
La correzione si aggiunge sopra.
Ogni carico, scarico e rettifica diventa una registrazione che non si cancella. Un errore viene corretto tramite storno e lo storico resta lì.
03
Rifiuto prima del salvataggio.
Anagrafiche incoerenti e operazioni di magazzino fuori dalle regole della categoria vengono rifiutate prima del salvataggio, con il messaggio nella lingua di chi usa il sistema.
Omeopatia
Scale e metodi come li definisce la farmacopea.
CH, DH e LM come scale; FC e K come metodi; SD e C contrassegnati come non farmacopeici. Nessuna equivalenza tra le scale, e il rapporto di diluizione registrato solo dove la Farmacopea Omeopatica Brasiliana (FHB) lo definisce.
Scale
Metodi
Non farmacopeici
Filiali
Una farmacia o una rete di filiali.
Dati separati per filiale
Lotti, saldi, libro mastro, ricevimenti, rettifiche, analisi e avvisi appartengono a una filiale e sono visibili solo a chi ci lavora.
Anagrafiche condivise
Prodotti, forme farmaceutiche, capsule e fornitori possono valere per le filiali che scegli.
Dossier sanitario per filiale
La licenza di esercizio e il responsabile del SNGPC di ogni filiale, con il documento del responsabile salvato in forma cifrata.
Le domande che vorrai fare.
Guarda VUpharma in funzione.
Con dati di esempio, mostriamo i moduli che contano per la tua farmacia, dalla ricetta alla chiusura del mese. Mostriamo anche come portiamo tutti i dati della tua farmacia, senza costi, e rispondiamo alle domande del tuo farmacista.